電子メールのやり取りは必ずメールサーバ (mail server)というコンピュータを通して行われます．SFCの場合はITC (Information Technology Center)にメールサーバがあります．

インターネット上で情報を通信するためにはそれぞれについて，通信上の約束事があります．この約束事のことをプロトコルと呼びます．（詳しくは第5回ネットワークで学びます）電子メールの場合は送信と受信にそれぞれプロトコルが存在し，送信の場合は通常SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)というプロトコルを，受信の場合はPOP (Post Office Protocol)というプロトコルを使用しています．

受信の際に使われるPOPは暗号化の方式によってAPOP，POP over SSLなど様々な種類があり，メールソフトによって対応する方式が違うので注意してください．SFCではAPOPを使用しています．詳しくはITCのページを参照してください．

1. ユーザが電子メールを送信すると，その情報は手元のコンピュータからまずメールサーバに送られます．
2. メールサーバは宛先を調べ，もしそれが自分の組織内の人である場合には，自分のところに貯めておきます．
3. 宛先が別組織の場合には，その組織を管理しているメールサーバを探しだし，そこにメールを転送します．

1. メールサーバは自分の組織宛のメールが届くと，それを各ユーザのメールボックスに振り分けます．この時点でメールのデータはメールサーバにあり，ユーザはまだメールが届いたことを知りません．
2. ユーザがメールソフトを起動し，メール受信の操作をすると，メールサーバに自分宛のメールが届いているかどうかを聞きに行きます．（Wanderlustの場合は起動するだけでメールサーバに問い合わせを始める．）
3. メールが届いている場合には，メールサーバはメールをユーザのコンピュータへ内容を転送し，そのユーザのメールボックスを空にします．

同じ人が複数のコンピュータからPOPでアクセスすると，そのたびにメールが別々のコンピュータに取り込まれてしまい，ばらばらになってしまいます．例えば大学のコンピュータと自宅のコンピュータとで交互にPOPでアクセスすると，メールはそれぞれのコンピュータに分散してしまいます．そこで普通はいずれか1台を除いて「メールをサーバに残す」という設定をメールソフトで行っておき，メールがばらばらになってしまうのを防ぎます．